Jednym z pierwszych dokumentów wymienionych pomiędzy podmiotami w ramach przygotowań do imprezy jest oczywiście zapytanie ofertowe. W tym miejscu warto zaznaczyć, że od dbałości, z jaką zostanie ono sformułowane, w dużej mierze zależy atrakcyjność uzyskanej w odpowiedzi oferty. Przy wycenianiu zleceń, firmy nagłośnieniowe i oświetleniowe, jeśli nie posiadają niezbędnego kompletu informacji, raczej starają się dołożyć pewien margines bezpieczeństwa na wypadek, gdyby sztuka okazała się bardziej skomplikowana od typowej, by nie dołożyć do niej choćby celem wypożyczenia dodatkowych urządzeń. Niestety, w praktyce zdarzają się zleceniodawcy, którzy celowo zatajają pewne informacje, by już po ustaleniu budżetu (a czasem nawet bezpośrednio przed imprezą) wymusić na podmiocie realizującym wykonanie dodatkowych usług, oczywiście za darmo. Dla przykładu wymieńmy chociażby nieustalone wcześniej dostawienie kilku paczek na korytarzu bądź w namiocie obok, wykonanie nagrania czy też przedłużanie imprezy w nieskończoność. Zależność ta działa również i w drugą stronę – bywa, że to właśnie wykonawca nierzetelnie podchodzi do sprawy, przywożąc na imprezę mniej sprzętu bądź gorszej klasy urządzenia niż te, które wyszczególnił w swojej ofercie. Na te sprawy trzeba zwrócić szczególną uwagę zwłaszcza w sytuacji, gdy współpracujemy z daną firmą po raz pierwszy – zawarcie pewnych ustaleń na piśmie pozwoli ograniczyć ilość potencjalnych punktów spornych.Co powinno zawierać zapytanie ofertowe?W zapytaniu powinna znaleźć się przede wszystkim: data i miejsce imprezy, przybliżona powierzchnia placu oraz ilość uczestników (by oszacować ilość sprzętu), krótki opis charakteru imprezy (koncert, piknik rodzinny, festyn dla dzieci) oraz spis wykonawców. Ważny jest także ramowy plan imprezy – firma mająca ją obsłużyć, zupełnie inaczej podejdzie do wyceny godzinnego koncertu niż do całodziennego festynu połączonego z dyskoteką do białego rana. Poinformujmy też zleceniobiorcę, na czym w czasie danej imprezy należy się skupić. Dla przykładu, z pewnością nie zaszkodzi uświadomienie go, że podczas eventu firmowego z punktu widzenia klienta większe znaczenie będzie miała uroczysta gala rozdania nagród niż występ zespołu grającego do tańca podczas części nieoficjalnej.Załącznik do zapytania – rider technicznyDo dobrego tonu należy dołączenie do zapytania riderów wykonawców (dokumentu zawierającego wymagania techniczne) oraz namiarów kontaktowych, jeśli takowych ridery nie zawierają. Przed wysłaniem ridera trzeba koniecznie upewnić się czy jest on aktualny i czy dotyczy typu imprezy, jaką zamierzamy zorganizować. Wielu wykonawców różnicuje swoje ridery w zależności od tego, czy mają wystąpić w małym klubie, czy też na dużej scenie w plenerze. Zdarzało się nieraz, że firma nagłośnieniowa bazowała na dostarczonym przez zleceniodawcę riderze sprzed roku, co doprowadzało do nieporozumień – w takich sytuacjach może być naprawdę nerwowo, a przecież tego stresu można uniknąć. Warto mieć świadomość tego, że większość riderów pisana jest pod kątem dużych scen plenerowych, na których muzycy stoją oddaleni od siebie, co odzwierciedla się w ilości potrzebnych urządzeń oświetleniowych oraz monitorów scenicznych. W takich sytuacjach szczególnie wskazany jest kontakt z zespołem, by urealnić wymagania sprzętowe pod kątem naszej imprezy.Skoro już przy riderach jesteśmy, warto zwrócić uwagę na ich zawartość, ponieważ ta bywa zróżnicowana i często zachodzi potrzeba doprecyzowania kwestii, które w riderze pominięto. Rider techniczny powinien zawierać nazwę zespołu (niby oczywiste, ale w przypadku niektórych projektów trudno określić właściwą nazwę), datę ważności, ilość osób w zespole, spis instrumentów, szkic usytuowania muzyków na scenie oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej (od strony zespołu) za technikę. Nie jest w złym tonie postawienie kategorycznego wymogu, by firma nagłośnieniowa czy też oświetleniowa skontaktowała się z zespołem, o ile dane kontaktowe są dostępne. Już nawet telefoniczna rozmowa upewni zespół, że firma rzetelnie podchodzi do powierzonego jej zadania. Na tym etapie, oprócz negocjacji odstępstw sprzętowych od ridera (wszak trudno, by każda firma posiadała ten sam zestaw mikrofonów czy urządzeń peryferyjnych), warto nakreślić przedstawicielowi zespołu obraz imprezy, ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji nietypowych. Dotyczy to na przykład usytuowania konsolety – w idealnym przypadku powinna ona znajdować się w centralnym punkcie przed sceną, by realizator słyszał dokładnie to, co osoby biorące udział w imprezie, dzięki czemu będzie w stanie zapewnić im należyty komfort odsłuchu. Nie zawsze w praktyce da się ten warunek w stu procentach spełnić, lecz w każdej sytuacji należy wykazać się zrozumieniem tego, że każdy chce swoją pracę wykonać jak najlepiej. W skrajnych sytuacjach zespół może odmówić wystąpienia (i zwykle zabezpiecza się stosownym zapisem w riderze), gdy zaraz po przyjeździe oświadczymy mu, że realizatorka znajdzie się na balkonie w rogu pomieszczenia. W przypadku koncertów w klubach, trzeba także pomyśleć o zabezpieczeniu reżyserki przed roztańczonym, nie zawsze całkiem trzeźwym i rozsądnym tłumem. Dotyczy to w równym stopniu bezpieczeństwa członków zespołu, za które odpowiada organizator, jak i sprzętu – w dzisiejszych czasach zawartość namiotu akustyka nieraz stanowi równowartość kilku niezłych samochodów.Wizja lokalna – na co zwrócić uwagę na miejscu imprezy?Mając z grubsza omówioną kwestię riderów, wróćmy jeszcze na chwilę do naszego zapytania ofertowego. Aby uniknąć jakże niepożądanych w dniu imprezy konfliktów, we wspólnym interesie poinformujmy potencjalnego wykonawcę o dodatkowych utrudnieniach na miejscu, jeśli takowe zaistnieją. Chodzi o takie szczegóły jak nierówny teren, brak drogi dojazdowej i/lub miejsc parkingowych, kręte schody czy też fakt, że impreza mająca odbyć się na trzecim piętrze kamienicy bez windy. Zwróćmy też uwagę na podłoże – do litego betonu nie da się wbić śledzi odciągających dach sceny (wówczas potrzebne może okazać się dociążenie jej dodatkowymi balastami), zaś piasek może po ulewie zmienić się w nieprzejezdną maź. Pamiętajmy, że wrogiem imprez plenerowych jest nie tylko deszcz, ale również mróz (działa destrukcyjnie na sprzęt elektroniczny i okablowanie) oraz silny wiatr, który jest w stanie zniszczyć niejedną scenę lub stack z nagłośnieniem. Jeśli nasza impreza ma się odbywać na plaży, weźmy pod uwagę fakt, że na miejsce nie wjedzie bus, ciężarówka ani tym bardziej mobilna scena na przyczepie bądź naczepie. Powodzenie eventu w tym wypadku zależeć będzie od zaangażowania większej ilości ludzi do noszenia sprzętu oraz zapewnienia dodatkowego czasu w harmonogramie. Konstruujemy umowęNiewątpliwym plusem regularnej współpracy pomiędzy organizatorem imprez i zleceniobiorcą jest wypracowane podczas wspólnych realizacji wzajemne zaufanie, za którym może iść zminimalizowanie formalności oraz uznanie pewnych ustaleń za oczywiste. Jednak jeśli dopiero zaczynamy współpracę, warto skonsultować nawet z pozoru błahe szczegóły dotyczące imprezy, spisując ustalenia, i zawrzeć je w umowie, nawet w postaci załącznika. Z punktu widzenia agencji wynajmującej obsługę techniczną korzystne jest zażądanie w umowie pisemnej deklaracji od wykonawcy, iż posiada on niezbędny sprzęt i doświadczenie, by wykonać zlecenie, a także że skontaktował się z zespołami (albo przynajmniej z główną gwiazdą wieczoru) i uzyskał akceptację proponowanego sprzętu. Z kolei we wspólnym interesie w umowie powinny się znaleźć dodatkowo: kontakt do koordynatora imprezy, dyżurnego elektryka, szefów techniki (dźwięk, światło, scena) oraz scenariusz imprezy. Ten zaś powinien zostać uprzednio skonsultowany z techniką pod kątem wykonalności zadania, z uwzględnieniem choćby przerw potrzebnych na montaże i demontaże między występami oraz omikrofonowanie zespołów. Dorzućmy do tego informacje uzupełniające, takie jak klauzula o poufności korespondencji oraz zastrzeżenie, że wszelkie zmiany w scenariuszu powinny mieć pisemny ślad. W wielu sytuacjach za całkowicie uzasadniony przyjąć należy punkt mówiący, że zmiany wprowadzone przez organizatora na 24 godziny przed imprezą, jak i w jej trakcie nie muszą być przyjęte do realizacji przez technikę. Obsługiwane przez daną firmę zlecenie nie musi wcale być jedynym w danym dniu, stąd też trudno oczekiwać, by cała zawartość jej magazynu była dostępna na zawołanie („No jak to, nie macie dodatkowych dziesięciu mikrofonów bezprzewodowych? To co z was za firma?”).Bez prądu „nie da rady”Może to wydawać się nudne, ale w tym miejscu należy podkreślić wagę kwestii związanych z zasilaniem. Dlaczego jest to takie ważne? Otóż niedopatrzenia od strony zasilania mogą zepsuć nawet najbardziej spektakularną imprezę. Dotyczy to zarówno bezpieczeństwa osób mających styczność z zasilanym sprzętem, jak i bezpieczeństwa powodzenia naszego przedsięwzięcia. Tych spraw organizator nie może bagatelizować, choć – jak pokazuje praktyka, zdarza się to niestety nagminnie. Dlaczego?Energia elektryczna jest uznawana przez większość z nas jako powszechna zdobycz cywilizacji. U każdego w domu znajdują się gniazda elektryczne z napięciem 230 V. Na pytanie, czy na miejscu jest dostępne źródło energii o odpowiednich parametrach, zazwyczaj otrzymujemy z przekąsem odpowiedź twierdzącą („Co to u nas niby prądu nie ma?”). Prąd przecież jest, ale…Po przyjeździe zwykle się okazuje, że na miejscu owszem, gniazda zasilające są i tylko tyle się zgadza. W tym miejscu listę zastrzeżeń wypada poprzedzić wielkim ALE, po którym następuje wyliczanka: do przyłącza nie jest dwadzieścia a dwieście metrów, gniazdo jest innego tupu niż ustalaliśmy, a w gnieździe jest potencjał, ale nie ma prądu. W bardziej skrajnych sytuacjach w gnieździe zasilającym jest tylko jedna słabiutka faza, zaś elektryk od tygodnia jest na urlopie i dziś też go nie będzie. Aby temu zapobiec, trzeba zacząć od pewnych ustaleń. Te zaś wymagają przynajmniej minimalnej wiedzy, którą nie każdy organizator posiada, stąd też zamieszczamy poniżej małą ściągawkę. I tak, do zasilania systemu nagłośnieniowego złożonego z dwóch paczek na statywach i mikrofonu wystarczyć powinno standardowe gniazdko 230 V. Wszelkie większe przedsięwzięcia wymagają przyłącza trójfazowego (tzw. siły), które w większości obiektów wyprowadzone jest w postaci pięciobolcowego gniazda, najczęściej koloru czerwonego (w starszych instalacjach spotyka się gniazda czterobolcowe, zatem – jeśli napotkamy takowe, koniecznie poinformujmy o tym zleceniobiorcę). Najmniejsze gniazdo siłowe symbolizuje wyrażenie 3 × 16 A, które oznacza, że znajdują się tam trzy fazy o wydajności 16 amperów każda. Można to łatwo przeliczyć na kilowaty, wykonując proste mnożenie (3 × 16 A × 230 V = 11 kW). Stosowane są również gniazda o większej wydajności: 3 × 32 A (22 kW), 3 × 63 A (43 kW) oraz 3 × 125A (86 kW). Sam typ gniazda stanowi już bardzo ważną, choć niepełną, informację – niestety, bywa, że skorzystanie z pełnej wydajności złącza nie jest możliwe z uwagi na nieodpowiednie zabezpieczenia w skrzynce rozdzielczej bądź spadki napięcia pod obciążeniem spowodowane znaczną odległością od stacji transformatorowej. Trzeba mieć świadomość, że dostępność przyłącza prądowego to tylko połowa sukcesu, jest to zasób, który należy rozsądnie wykorzystać.Pierwszą zasadą jest zapewnienie równomiernego obciążenia wszystkich faz. W tym celu najlepiej zaangażować elektryka odpowiedzialnego za przydzielenie przyłączy zasilających korzystających z nim podmiotom (gastronomia, dmuchane balony itp.). Zdecydowana większość firm nagłośnieniowych i oświetleniowych na swoje potrzeby optymalnie rozdzieli zasilanie we własnym zakresie, ale nie wymagajmy od nich, by podłączali pod swoje rozdzielnie wszystkie wtyczki, jakie dostarczy się im w czasie imprezy. Dlaczego? O tym za chwilę. Na tym etapie warto uświadomić sobie, co się stanie, gdy obciążymy którąś fazę zbyt mocno. Po pierwsze, na tejże fazie napięcie spadnie z 230 V do np. 190 V, przez co niektóre urządzenia podłączone do tej fazy mogą przestać funkcjonować. Z kolei na pozostałych fazach napięcie wzrośnie np. do 250 V, która to wartość również może przekroczyć próg tolerancji podłączonych urządzeń i doprowadzić w konsekwencji do ich uszkodzenia. Co więcej, wskutek niesymetrycznego obciążenia faz przesunie się nam zero, czyli – innymi słowy, na obudowach urządzeń i innych metalowych elementach na przykład sceny pojawi się napięcie. Jeśli będzie ono miało wartość kilkudziesięciu woltów, artyści na pewno będą się bali dotknąć mikrofonów.Przepraszam, czy mogę podłączyć…Technika nie jest zobowiązana do dostarczenia prądu dla gastronomii, baloników reklamowych i innych wynalazków, chyba że wcześniejsze ustalenia z zamawiającym brzmiały inaczej. Dlaczego? Przeanalizujmy to na konkretnym przykładzie.Człowiek, widząc wolne gniazdo 230 V, po prostu z niego korzysta. Jeśli udostępnimy nasz prąd nawet tylko jednym obwodem, to zaraz znajdzie się mnóstwo chętnych, by zasilić swoje urządzenia. Jako pierwszy zazwyczaj przychodzi ktoś od dmuchanej zjeżdżalni. Przynosi nam pomarańczowy przedłużacz, zazwyczaj tylko dwużyłowy (bo po co ta trzecia żyła) o przekroju „dwa razy nic”, bo taki akurat był najtańszy, w promocji. Jeśli przedłużacz jest na bębnie, to na 99% nikt go nie rozwinie do samego końca. Już na tym etapie zaczyna się loteria, czy taki przedłużacz wytrzyma dwa zamki z dmuchawami po 2 kW każdy. Wolne gniazdko wyśledziła pani od stanowiska z piwem, po czym wpięła weń swój przedłużacz równie „wysokiej” jakości. Przecież to tylko 250 m obwodu i kolejne 1,2 kW. Obok stoi koleżanka przy nalewaku i pan, który dmucha balony. W konsekwencji na tym obwodzie mamy łącznie obciążanie 6 kW, co daje nam prąd około 20 A. Łatwo wyobrazić sobie dalszy ciąg naszej historyjki. Pierwszy przedłużacz ma tylko 2 × 1 mm2 przekroju, więc zaczyna się robić dziwnie miękki i zmieniać kolor. Pani nalewająca piwo stoi 100 m dalej, przez spadek napięcia boi się dotknąć metalowych elementów nalewaka, ponieważ zaczęły się bronić. Nierozwinięty przedłużacz na bębnie zaczyna dymić. Pół biedy, jeśli zadziała w nim zabezpieczenie termiczne. A jeśli nie? Na stanowisku techniki przez ten wysoki niesymetryczny pobór prądu napięcie na tej właśnie fazie spadło do 205 V i cześć urządzeń się wyłączyła, za to na dwóch pozostałych fazach mamy już 260 V i napięcie dalej rośnie. Teraz jest już tylko chwila do katastrofy – bardzo elastyczny pomarańczowy przedłużacz spala się i robi zwarcie. Muzyka przestaje grać, a co gorsza, pada dmuchany balon głównego sponsora… Widać zatem, że określenie „bezpieczeństwo” należy rozumieć nie tylko w kategoriach BHP, ale też jako bezpieczeństwo powodzenia całej imprezy.Jak zapobiec katastrofie?Najpewniejszym rozwiązaniem jest zatankowany agregat prądotwórczy, który zamawiać trzeba z obsługą. Wiąże się to wprawdzie z dodatkowym kosztem, ale chyba mało który organizator chciałby kursować z kanistrem między stacją benzynową i miejscem imprezy. Jaki agregat wybrać? Średniej wielkości dni miasta wymagają zabezpieczenia energetycznego na poziomie 60–80 kVA w proporcjach 40% na dźwięk i 60% na oświetlenie (orientacyjnie), do czego w zupełności wystarczy agregat prądotwórczy 100 kVA. Oczywiście agregat musi być bezwzględnie uziemiony, o co powinna zadbać obsługa, ale zawsze warto sprawdzić. Gdy już zapewnimy źródło zasilania, warto zorientować się, co się dalej dzieje z naszym prądem. Ze względów bezpieczeństwa wszystkie obwody na scenie muszą być zabezpieczone wyłącznikiem prądowo-różnicowym. Jeśli mamy uzasadnione podejrzenia, że firma podeszła do tematu lekceważąco, możemy nalegać o prezentację testu działania zabezpieczenia przeciwporażeniowego. Przewody przebiegające przez trakty komunikacyjne powinny być dodatkowo zabezpieczone tunelami bądź najazdami kablowymi lub wkopane w ziemię, jeśli pozwala na to wykonanie kabla. I pamiętajmy, z prądem nie ma żartów – uszkodzony sprzęt może kosztować bajońskie sumy, ale i tak są one niczym wobec utraconego życia lub zdrowia.Skoro już poruszyliśmy temat bliższy człowiekowi, warto się przy nim na chwilę zatrzymać.Odrobina człowieczeństwa wobec technikiOrganizator imprezy większość uwagi skupia na zadowoleniu swojego klienta, co jest oczywiste i zrozumiałe. Zapomina jednak często, że za konsoletami i na scenie pracują także ludzie mający swoje potrzeby. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest brak planowania, co objawia się tym, że na etapie przygotowania do imprezy panuje chaos, podczas którego ekipa techniczna jest cały czas trzymana w pogotowiu, ponieważ organizator w każdej chwili może zechcieć sprawdzić to czy tamto. Gdy po wielogodzinnym nerwowym dopinaniu szczegółów, które można ogarnąć dwa razy szybciej, wszystko idzie według rozsądnego harmonogramu, człowiek zza konsolety może chcieć na chwilę odetchnąć i wyjść na przykład do toalety. Wówczas pojawia się problem, bo na event firmowy zaczynają schodzić się goście, a organizator nie życzy sobie, by wśród nich przemknęła na drugi koniec holu osoba niewystrojona wieczorowo. A wystarczyło przewidzieć w harmonogramie prób i przygotowań kilka przerw, nawet nieznacznej długości. Bywa nawet, że takie przerwy są, ale ekipa techniczna nie jest o nich informowana i bezsensownie tkwi na posterunku. Prawda jest taka, że technik (przypomnijmy: też człowiek), nawet jeśli pobiera pieniądze za swoją pracę (często podnoszony argument), jest w stanie pracować nieprzerwanie maksymalnie sześć godzin, po czym musi nastąpić przerwa (30 minut) i dalej można już tylko pracować cztery–pięć godzin. Co cztery–pięć godzin musi spożyć posiłek, by móc normalnie pracować, później myśli już tylko o tym, gdzie jest najbliższy kebab bądź pizzeria na telefon. Pół biedy jeśli ekipa pracuje na swoim terenie i dysponuje osobą na posyłki, której nieobecność nie wpłynie na przebieg imprezy. Jednak tutaj do głosu dochodzi argument ekonomiczny – wszechobecne cięcie kosztów przez zleceniodawcę sprawia, że ekipy są redukowane do absolutnego minimum.Należy zastanowić się, czy nie warto takich sytuacji zmienić. Potrzeba naprawdę niewiele, na przykład zorganizować ekipie dwa posiłki w ciągu dnia, by mogli sprawnie pracować i czuli się jak ludzie. Jeśli mamy imprezę firmową z wystawnymi stołami, można przewidzieć jakiś niewielki posiłek na zapleczu. A jeśli już naprawdę nie posiadamy na to budżetu, zapytajmy chociaż, czy ekipa techniczna zechciałaby dołączyć się do zamówienia, które organizujemy dla ekipy z naszej firmy. Tak drobny gest nie kosztuje nic, a pomoże technikom i realizatorom skupić się na wykonywanej pracy, co najprawdopodobniej korzystnie odbije się na końcowym rezultacie.Przemysław WaszkiewiczTomasz Marek