Każdego roku odbywają się modernizacje i remonty wielu obiektów kulturalnych – teatrów, domów kultury czy sal koncertowych. Zakres tych prac jest różny, od wymiany części aparatury, poprzez całkowity remont budynku wraz z infrastrukturą, do wybudowania całkiem nowego budynku lub nawet kompleksu budynków. Postaram się w tym artykule poruszyć najważniejsze sprawy związane z takim przedsięwzięciem, wskazać, jakich błędów nie popełniać, a jakie rozwiązania starać się wdrożyć. Myślę, że to obowiązkowa lektura dla wszystkich osób zajmujących się remontem, modernizacją lub budową obiektu kulturalnego.
1. Przygotowanie
Pierwszym etapem jakichkolwiek działań jest określenie celu i tego, co chcesz osiągnąć. Oczywiście chcesz, żeby było ładne, nowe i działało. Ale to trochę mało informacji. Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czym instytucja będzie się zajmowała w ciągu nadchodzących 10 lat. To okres, przez który prawdopodobnie zakupiony teraz sprzęt będzie musiał działać, a dający się jeszcze mniej więcej przewidzieć. To, że teraz w danym ośrodku nie dzieje się nic lub mało, nie znaczy, że za dwa czy pięć lat nie może być inaczej. Nie warto planować modernizacji technicznej bez usprawnień organizacyjnych. Należy zastanowić się nad wszystkimi konsekwencjami planowanej inwestycji – skoro będziesz mieć dobrą salę z odpowiednią aparaturą, może warto powołać dział organizacji imprez, jeśli takiego nie ma? Lub otworzyć się marketingowo pod kątem promocji miejsca i wynajmu sali? Lub stworzyć dodatkowe warunki lokalnym zespołom, żeby mogły się rozwijać? Wydanie dwóch milionów złotych na modernizację sali, która przez kolejnych 10 lat będzie stała nieużywana jest złym pomysłem, podchodzącym pod skrajną niegospodarność. Oprócz wewnętrznych przemyśleń nad spójnością fazy remontu i przyszłości obiektu należy zadbać o wsparcie specjalistów, którzy pomogą przejść przez cały proces bez bólu i z dobrym skutkiem. Piszę to zupełnie poważnie i z całą świadomością – wielu inwestorów uważa, że zatrudnienie takich specjalistów nie jest konieczne, przecież w ośrodku pracuje pan akustyk i elektryk, a poza tym firma, która wygra przetarg, na pewno się zna. Nic bardziej mylnego!
Pracujący od 20 lat w ośrodku pan akustyk (oczywiście nie każdy, istnieją przypadki całkowicie przeciwne) jest związany z daną strukturą, działaniem i przyzwyczajeniami od 20 lat. Trudno takiej osobie stworzyć projekt zupełnie nowatorski niebędący po prostu modyfikacją stanu dotychczasowego. Przetargi wygrywają różne firmy (często najtańsze), więc i z realizacją bywa różnie. Natomiast pieniądze zainwestowane w specjalistów zwrócą się kilkukrotnie podczas realizacji. I tego jestem całkowicie pewien, widząc, ile niepotrzebnych kosztów generuje brak konsultacji ze specjalistami. A gdzie takich specjalistów szukać? Najlepiej zapytać Polską Izbę Techniki Estradowej (www.pite.org.pl), która pomoże znaleźć odpowiedniego partnera w każdym rejonie Polski.
Efekt błędnego harmonogramu – montaż precyzyjnych urządzeń w czasie brudnych prac budowlanych powoduje, że urządzenia są w złym stanie jeszcze przed odbiorem.
2. Projekt
Przyjęło się w naszych realiach, że podczas takiej inwestycji tworzone są jednocześnie różne projekty: budowlany, ppoż., elektroakustyczny, oświetleniowy, inspicjenta, HVAC, lektryczny, itd. Efektem takiego działania są sytuacje, w których w tym samym miejscu jest zaprojektowany hydrant, kaloryfer, przyłącz do konsolety i silnik do sztankietu. Bo każdy projektant, planował dany system niezależnie. Często klimatyzacja koliduje z zestawami głośnikowymi lub trasami kablowymi, a rozmieszczenie czujek liniowych kłóci się z lokalizacją mostu oświetleniowego. Konieczne jest więc wymuszenie projektowania zintegrowanego, gdzie w ramach współdziałania wszystkich projektantów powstaje jeden, spójny projekt, na którym rozmieszczone są wszystkie elementy. Regularne spotkania grupy projektowej nie tylko wyeliminują błędy wynikające z kolizji poszczególnych systemów, ale również spowodują lepsze wykorzystanie zasobów (współdzielone trasy kablowe i przyłącza, bardziej funkcjonalne sterowanie salą, zintegrowanie systemów), co przyczyni się do redukcji kosztów i zwiększenia estetyki i funkcjonalności. Niezwykle istotne jest powołanie do sztabu projektowego dwóch specjalistów – akustyka i osoby z dużym doświadczeniem pracy w tego typu ośrodkach. Żaden, nawet najdroższy system nagłośnieniowy, nie poradzi sobie w sali, gdzie warunki akustyczne są beznadziejne. I opowieści dystrybutorów sprzętu, jak to nowy mikser lub nowe głośniki świetnie zagrają w słabej sali można włożyć między sierotkę Marysię a Shreka. Podstawą projektu każdej budowy lub remontu sali powinna być AKUSTYKA! Jeśli zostanie popełniony błąd przy projekcie nagłośnienia, głośniki da się niedużym kosztem przenieść, inaczej nastroić, przeprojektować. A przerobienie sali ze złą akustyką to koszt porównywalny do wybudowania nowej. Z kolei zaś specjalista od funkcjonowania takiej instytucji podpowie, gdzie stworzyć przestrzenie magazynowe, jak zorganizować scenę, jak powinna działać klimatyzacja (na scenach stosuje się zupełnie inne rozwiązania niż w zwykłych pomieszczeniach) etc.
Estetyka montażu jest swego rodzaju wizytówką firmy wykonującej instalację.
Projektowanie zintegrowane (nadzorowane przez doświadczonego integratora) spowoduje stworzenie choćby takich rozwiązań jak jednoosobowe uruchomienie sali (nie będzie trzeba wzywać sześciu pracowników tylko po to, żeby uruchomić konferencję) czy niezapomnienie o połączeniu internetowym wszystkich systemów (dla zdalnej diagnostyki lub streamingu wydarzeń). Kolejną zaletą takiego podejścia projektowego jest możliwość stworzenia rozsądnego harmonogramu prac. Zdarzyło mi się wykonywać instalacje, w których droga i precyzyjna aparatura (oświetlenie inteligentne, konsolety, procesory i matryce) była montowana i uruchamiana jeszcze przed zakończeniem brudnych prac budowlanych. Obrazowo mówiąc – po oddaniu obiektu wszystkie urządzenia powinny zostać zdemontowane i trafić do serwisu, gdzie zostałyby gruntownie wyczyszczone. A dostawca urządzeń mógłby zerwać umowę gwarancyjną. Jako projektanta instalacji można zatrudnić zewnętrzną firmę, często jednak chętni do pomocy są dystrybutorzy i ich działy projektowe. Trzeba jednak pamiętać, że choć dystrybutorzy zatrudniają bardzo dobrych specjalistów, to głównym celem jest zaimplementowanie w projekcie rozwiązań przez siebie oferowanych, co nie zawsze jest optymalne. W takiej sytuacji kluczowy będzie specjalista z ramienia inwestora weryfikujący, jakie rozwiązania projektant przewiduje i mogący niejako wymusić zastosowanie innych. Najważniejsze w projekcie są jego kompletność i przyszłościowość. Zdarzały się inwestycje, w których dostarczane były drogie systemy nagłośnieniowe, brakowało natomiast podstawowych elementów (jak DI-boksy, kable czy statywy), co finalnie uniemożliwiało pracę na takiej aparaturze. Ważne jest też takie zaprojektowanie przyłączy i urządzeń, żeby w przyszłości łatwo można było system rozbudować, bez dewastowania całej sali.
Instalacje w obiektach kultury wiążą się z olbrzymią liczbą kabli. Właściwe zaplanowanie tras jest koniczne już na etapie projektu.
3. Wycena
Wycena nawet prostej instalacji nie polega po prostu na sumowaniu cen poszczególnych zamawianych urządzeń. Tak może się dziać wyłącznie przy dostawie, ale nie zawsze. A jest to jeden z wielu popełnianych błędów już na etapie szacowania kosztów. Załóżmy, że chcesz wykonać prostą instalację składającą się z zawieszonych głośników, wzmacniaczy i konsolety. Niech głośniki kosztują po 10 000 zł, wzmacniacze też 10 000 zł, a konsoleta z modułem wejściowym 30 000 zł. Można przyjąć, że koszt kabli do połączenia wszystkiego wynosi 1 000 zł. Ceny urządzeń można łatwo sprawdzić w Internecie, w dużych sklepach muzycznych czy u dystrybutorów. Proste działanie daje 2 x 10 000 + 10 000 + 30 000 + 1 000 = 61 000 zł. No i zdarza się, że instytucja wnioskuje o taką kwotę jako koszt przedsięwzięcia. Jakież pojawia się zdziwienie, kiedy oferty zaczynają się od 85 000 zł i kończą powyżej 100 000 zł. Tymczasem są to ceny rozsądne i podyktowane prawami ekonomii. Ceny sprzętu w sklepach internetowych są bardzo niskie, z bardzo niską marżą. Czy firmie opłaca się sprzedać mikser za 30 000 zł, zarabiając na tym 500 czy nawet 1000 zł? Przy zamówieniu hurtowym może i tak, ale nie przy jednostkowym. Stąd ceny sprzętu w ofercie mogą być od kilku do kilkudziesięciu procent wyższe niż w sklepach internetowych.
Kolejnym aspektem jest koszt wykonania nawet tak prostej instalacji – zawiesia do głośników z atestem (nawet jeśli jest to proste zawieszenie, to poszczególne elementy muszą mieć atest na dane obciążenie, a jeśli jest to bardziej rozbudowana konstrukcja konieczny jest projekt i podpis projektanta), montaż przyłączy, szafa na wzmacniacze (koszty, których nie przewidziano, bo się na nich nie skupiono), czas pracy ekipy, dojazd i nocleg dla niej. Często wymagany czas gwarancji jest dłuższy niż oferowany przez producenta, stąd potencjalny koszt gwarancji dolicza dostawca. Do ceny sumarycznej dochodzi również fakt, że owe 60 000 zł na sprzęt trzeba zainwestować na co najmniej dwa miesiące (czas instalacji + czas zapłacenia faktury). Kolejnymi kosztami jest ubezpieczenie dla firmy czy wymagane zabezpieczenie (oczywiście zwracane po określonym czasie, ale kto chce za darmo zamrozić kilka czy kilkadziesiąt tysięcy złotych na kilka lat?). Pracownik opiekujący się daną instalacją też jest „kosztem”, który trzeba doliczyć. I co najważniejsze – firma też musi zarobić na tej instalacji, nie tylko na marży od sprzedanych towarów. Krótko mówiąc – odradzam próbę wycenienia instalacji na podstawie cen w sklepach internetowych czy u dystrybutorów. W wielu przypadkach koszt samej pracy ekipy instalacyjnej jest porównywalny z kosztem aparatury, a nawet może go przekraczać. Próbę wyceny można wykonać na podstawie kompletnego projektu i przedmiaru wszystkich koniecznych robót i materiałów dodatkowych.
Dzięki szybkiej interwencji udało się obniżyć zbyt wysoką scenę Gminnego Ośrodka Kultury. Gdyby nie interwencja, to scena byłaby zagrożeniem dla występujących dzieci.
5. Wykonanie
Wykonanie specjalistycznych instalacji jak elektroakustyka, mechanika sceniczna czy oświetlenie sceniczne należy powierzyć firmom z dużym doświadczeniem. Co prawda części wymogów technicznych pilnuje UDT, a części normy, jednak pomimo tego, nadal pozostaje duży zakres prac nieobjęty żadnymi wymogami prawnymi. I ten zakres będzie stanowił o jakości całej instalacji i jej żywotności. Firmy z dużym doświadczeniem nie pozwolą sobie na wykonanie rozwiązań pozornie tańszych, które jednak w dłuższej perspektywie czasu staną się kłopotem. Doświadczenie zdobyte na poprzednich instalacjach pozwoli im szybciej przewidzieć i zdiagnozować potencjalne problemy. Cała instalacja zostanie wykonana szybciej, schludniej i co istotne – bardziej funkcjonalnie. Nie wszystko da się przewidzieć i zapisać w projekcie. Idealnie jest, kiedy nadzorem nad wykonaniem instalacji zajmuje się specjalista z ramienia inwestora. Inwestor ma pewność, że wszystko przebiega tak jak powinno, stosowane rozwiązania są właściwe, a ewentualne niezgodności usuwane są na korzyść inwestora. Kluczową sprawą jest przygotowanie odpowiedniego harmonogramu. Niedopuszczalne jest instalowanie precyzyjnych urządzeń, kiedy szlifowane są ściany, lub zamykanie tras kablowych przed zweryfikowaniem prawidłowości położenia kabli. Harmonogram pozwoli również określić, na którym etapie instalacji poszczególnych systemów wykonywać określone prace. Choć można założyć, że instalacja elektroakustyczna, oświetleniowa i multimedialna zaczną się dopiero po zakończeniu prac budowlanych, to byłoby nierozsądne czekanie z wykonaniem koniecznych przewiertów dla tras kablowych na moment, kiedy będą już pomalowane ściany i ułożone podłogi. Trzeba będzie po raz kolejny wykonać tę samą pracę. Zdarzyła mi się sytuacja, kiedy świeżo położony parkiet był zrywany, ponieważ zapomniano ułożyć trasy kablowej …
Dzięki szybkiej interwencji udało się obniżyć zbyt wysoką scenę Gminnego Ośrodka Kultury. Gdyby nie interwencja, to scena byłaby zagrożeniem dla występujących dzieci.
5. Błędy w instalacjach
Zajmując się koncertami i instalacjami od 25 lat, miałem okazję zobaczyć, jak wiele błędów można zmieścić w zwykłej instalacji. Są to błędy zarówno małe, techniczne, możliwe do wyeliminowania w trakcie eksploatacji, jak również poważne, koncepcyjne, na których poprawę przyjdzie czekać kilka lat. Błędy takie pojawiają się zarówno w obiektach niedużych, jak i największych w Polsce. Czy masz, czytelniku, świadomość, że w co najmniej kilku dużych obiektach kulturalnych w Polsce został zaprojektowany nieadekwatny system nagłośnieniowy (tzn. niepasujący do wydarzeń odbywających się w tych miejscach, choć jakościowo bardzo dobry i cenowo drogi), przez co na większości imprez natywny system zostaje zdemontowany i organizatorzy zamawiają zupełnie inny, bardziej dopasowany do miejsca? Jaki więc był cel wydania sporej kwoty na system, który nie sprawdza się w określonym miejscu? Oczywiście, są też miejsca świetnie przygotowane. Proszę spojrzeć na sytuację z punktu widzenia potencjalnego organizatora imprezy wynajmującego taką salę. Czy bardziej opłaca mu się wynająć salę za 10 000 zł, a do tego zamówić z zewnątrz aparaturę za 20 000 zł (tracąc czas na montaż, demontaż) czy od razu wynająć salę za 25 000 zł, ale wyposażoną w sprzęt adekwatny i akceptowany przez niemal wszystkie zespoły? Częstym błędem jest też konsultowanie prac instalacyjnych z firmami zajmującymi się obsługą imprez na żywo. Choć dla postronnego obserwatora to dość podobnie wyglądające rzeczy, to jednak są dwa różne światy. I choć nie zaszkodzi zapytać zaprzyjaźnionych firm – warto jednak skorzystać z pomocy firm lub projektantów specjalizujących się w instalacjach stałych.
Tekst: Piotr „ZiKE” Zajkiewicz
