Prowadząc czy budując od zera firmę działającą w obszarze realizacji światła i multimediów, nie da się mieć każdego urządzenia dostępnego na rynku. Może się okazać, że nawet kilka tysięcy opraw czy kilkaset metrów kwadratowych ekranów diodowych w pewnych miesiącach roku będzie ilością niewystarczającą. Z drugiej strony, czy warto wynajmować magazyn tylko po to, aby dane rozwiązanie pracowało pięć czy sześć razy w roku? Zrozumienie tego, że w myśl zasady „posiadaj mądrze”, zamiast wszystkiego, lepiej mieć bardzo dobrze sprofilowany i policzony pod względem ekonomii zestaw sprzętu, który zawsze, w razie potrzeby można rozwinąć przy pomocy wypożyczonego sprzętu, pozwala uchronić właścicieli i managerów firm przed problemami zarówno logistycznymi jak i finansowymi. Na gruncie tej filozofii, kilka lat temu powstała firma A-rental. Jaki jest jej profil działalności? Co wyróżnia ją od firm realizacyjnych? I jak wygląda jej portfolio? Zapraszamy do lektury naszej rozmowy z jej przedstawicielami.
Dzięki ciągłemu rozwojowi, firma A-rental stała się jedną z największych wypożyczalni sprzętu w tej części Europy już kilka lat po jej założeniu. Zatrudnia ponad 30 pracowników, dysponując ponad 2000 m² powierzchni magazynowej z wydzieloną przestrzenią serwisową, w której jednocześnie może realizować zadania serwisowe kilkunastu specjalistów. Operacyjnie A-rental ma flotę składającą się z samochodów ciężarowych i busów dostawczych. Magazyn w A-rental to prawdziwy dom dla sprzętu, który jest tam zgromadzony w znacznych ilościach. Można tam znaleźć setki metrów kwadratowych ekranów LED o różnej rozdzielczości, kilka kilometrów konstrukcji scenicznej wraz ze wszystkimi kreatywnymi narożnikami i kołami. Dodatkowo, w magazynie znajdują się setki urządzeń oświetleniowych, a także największa w skali kraju grupa media serwerów i kontrolerów oraz liczna grupa riggingowa, w której dostępne są elektryczne i ręczne wciągarki. Katalog firmy jest tak obszerny, że można wymieniać i wymieniać sprzęty, a każdy z nich jest w pełni dostępny. Odwiedziliśmy A-rental, aby spotkać się z Jakubem Dołowym i Michałem Mrzygłockim na miejscu i porozmawiać o codziennej działalności ich firmy.
Łukasz Kornafel, „Muzyka i Technologia”: Jak narodziła się firma A-rental i jaka jest jej główna koncepcja?
Michał Mrzygłocki, A-rental: Firma A-rental zrodziła się na gruncie dosyć naturalnego, a równocześnie bardzo dynamicznego rozwoju naszej drugiej firmy, a więc Aramu. Wyjście na rynki zagraniczne bardzo napędziło nasze inwestycje. Budowaliśmy park sprzętowy w oparciu o wymagania klientów już nie tylko z Polski, ale także z Europy i z całego świata. Równocześnie zderzaliśmy te potrzeby z wymaganiami polskich produkcji, głównie telewizyjnych, które miały bardzo wysokie zapotrzebowania sprzętowe. Ucząc się pewnych wymogów i standardów rynku niemieckiego czy brytyjskiego, dużo inwestowaliśmy i pozyskiwaliśmy wiedzę nie tylko jaki sprzęt, ale również jakie akcesoria musimy posiadać, aby owocnie móc tam pracować i robić to dobrze. Po pewnym czasie zorientowaliśmy się, że posiadamy tysiące kabli, zawiesi, aliskafów oraz setki egzemplarzy sprzętu multimedialnego, oświetleniowego i konstrukcyjnego. Zaczął nam się budować dosyć spory park sprzętowy, a my mieliśmy coraz więcej dużych produkcji, które mocno nas angażowały. Jednak między nimi mieliśmy wolną przestrzeń czasową i dostępny sprzęt znajdujący się w magazynie. Zaczęliśmy szukać dróg jak wykorzystać ten sprzęt i zapewnić mu regularną pracę. Sam cross-rental między firmami istniał, istnieje i będzie istniał, my jednak doszliśmy do tego, że nie ma w naszym kraju prawdziwej wypożyczalni, która jest w pełni, w stu procentach skoncentrowana na wsparciu wszystkich firm technicznych działających w Polsce, która bez animozji, zawsze słownie i zawsze na czas będzie wypożyczać sprzęt wszystkim, którzy będą go potrzebować. W kolejnym kroku stworzyliśmy niezależną, osobną firmę z zespołem ze ściśle określonymi celami i tak zrodził się A-rental. Firma działa na rynku już od kilku lat i ostatni czas to okres jej ogromnego rozwoju. Dzisiaj Aram i A-rental współpracują, ale są one rozwijane równolegle i to nie jest tak, że któraś ma wyższy priorytet nad którąś.
Dzisiaj w ramach tego konsekwentnego rozwoju i tej polityki sprawiedliwego wynajmu, Aram jest także klientem A-rentalu.
Jakub Dołowy, A-rental: Tak, nie zapominamy o firmie Aram, która jest bardzo ważnym i znaczącym klientem A-rentalu i cyklicznie sprawia, że nasz magazyn pustoszeje! Mamy wieloletnie, długoterminowe projekty takie jak „Taniec z Gwiazdami”, „Tak to leciało!” czy „Voice of Poland”, które angażują pokaźne ilości sprzętu z A-Rental. Te projekty bardzo nas cieszą, ponieważ pozwalają inwestować w „nowe zabawki”. Tak jak wspomniałeś, Aram jest traktowany dokładnie tak samo jak inni. Ma kolejkę w naszym systemie zarządzania przedsiębiorstwem, prowadzimy z nim rozmowy, negocjacje i w sytuacji, gdy ktoś jako pierwszy wypożyczy sprzęt, wtedy Aram jest drugi i wielokrotnie zdarza się, że musi dopożyczyć gdzie indziej. To wszystko wynika właśnie z faktu, że kilka lat temu zdecydowaliśmy się etycznie zbudować drugą firmę i konsekwentnie podążamy tą drogą. Również decyzji zakupowych nie podejmujemy tylko w oparciu o potrzeby Aramu. Wielokrotnie jest tak, że to od zupełnie innych klientów z rynku słyszymy, cztery, pięć razy zapytanie o jakiś konkretny produkt, w który decydujemy się zainwestować, chociaż jest to produkt, który zupełnie nie jest w obszarze zainteresowania firmy Aram.
Jakie są najważniejsze cechy pracy i funkcjonowania takiej rentalowni jak A-rental, których nauczyliście się, pracując za granicą?
MM: Przede wszystkim to, że jest wiele cech wspólnych naszego rynku i rynków zagranicznych, jest wiele podobnych problemów, jednak do części tematów podchodzi się inaczej. Jednym z przykładów może być chociażby to, że w niektórych krajach projektuje się w taki sposób, aby cały setup na miejscu trwał najkrócej jak to możliwe, bo koszty pracowników są bardzo wysokie. Niby nic nowego, ale jest to przemyślane w projekcie, który ma nie tylko spełniać wizualne aspekty, ale też być wykonalny w czasie. Unika się korzystania z wielu źródeł na brakujący sprzęt, bo logistyka przed, w trakcie i po produkcji jest nieefektywna i skomplikowana. Każdy kraj ma również nieco inne sympatie sprzętowe, specyfikę sprzętu, co równocześnie pokazuje, że można używać różnych rozwiązań, aby zrealizować podobne potrzeby. Dlatego istotna jest ta otwartość na różne marki, na urządzenia zamienne czy alternatywy sprzętowe. Kolejna sprawa to kwestie związane z bezpieczeństwem, a więc realizacja projektu w przemyślany sposób, zgodnie z planem i z dbałością o BHP, kwestia wymogu certyfikatów, zgód, pozwoleń i spełnienia wszystkich norm bezpieczeństwa. A co za tym idzie, również pracy na sprzęcie odpowiedniej jakości mającego właściwe certyfikowane akcesoria. Dodatkowo, zobaczyliśmy, jak w krajach, gdzie nasza branża funkcjonuje dłużej myśli się o rentowności inwestycji, o tym w co warto inwestować i czy zawsze i w każdej sytuacji warto kupić kilkaset sztuk sprzętu, który znaczną część roku będzie leżał w magazynie. Wreszcie, kiedy dokonany zakup nam się zwróci i czy projekty realizowane przez nas są rentowne czy tylko możemy być zadowoleni z kolejnej produkcji w naszym portfolio.
Jakie są Waszym zdaniem najważniejsze cechy wypożyczalni sprzętu takiej jak A-rental działającej w oparciu o znane na świecie, wypracowane wzorce?
JD: Lojalność i dane słowo. Jeżeli ktoś pyta o dany produkt i wysyłamy do niego ofertę, to szalenie ważne jest utrzymanie dostępności tego sprzętu, informowanie o możliwości braku sprzętu, w szczególności, gdy jego wynajem nie jest potwierdzony, a rozmowy prowadzimy na kilka miesięcy przed datą realizacją projektu. Bardzo jasno sygnalizujemy również, że wysłanie oferty nie jest tożsame z rezerwacją sprzętu. Oczywiście mamy dwa, trzy miesiące w sezonie letnim, które są szczególnie trudne. Pojawiają się również sytuacje, gdy np. w czerwcu, ktoś anuluje zamówienie, ale później znów je potwierdzi. Niezależnie od wszystkiego, staramy się wtedy pomóc naszemu klientowi znaleźć na rynku odpowiednie rozwiązanie sprzętowe lub zamienić jeden model na inny, który będzie odpowiadał jego potrzebom. Nie zostawiamy naszych klientów bez rozwiązania.
MM: Myślę, że jeszcze jednym, ważnym elementem, który wyróżnia nas spośród innych podobnych wypożyczalni na świecie to nasze korzenie wywodzące się z firmy Aram zajmującej się największymi realizacjami i projektami związanymi z multimediami i oświetleniem. Oczywiście jesteśmy w stanie po prostu przygotować zestaw sprzętu, o który pyta zamawiający, ale możemy także wspólnie popracować nad projektem i znaleźć najlepsze rozwiązanie. Gdy nasz klient ma problem wynikający głównie z presji czasu czy braku danego rozwiązania, my zawsze staramy się pomóc i doradzić, jakie narzędzia z naszego parku sprzętowego mogą mu pomóc.
JD: Co więcej, gdy ktoś zwraca się do nas z zapytaniem o ofertę na wynajem ekranu, zawsze odpowiadamy, że sam ekran będzie kosztował x, cały niezbędny osprzęt konieczny do jego zainstalowania i wszystkie elementy wchodzące w skład toru sygnałowego kolejne x, a dodatkowo jeszcze x będzie kosztował cały system zasilania. Oczywiście ostatecznie wybór należy do klienta, czy będzie chciał skorzystać tylko z samego wypożyczenia ekranu czy z kompletnego pakietu. Moim zdaniem jednak jest to olbrzymie ułatwienie dla naszych zamawiających i możliwość pozyskania całego rozwiązania. My również bierzemy odpowiedzialność za taki system, ponieważ liczymy pobór prądu, obciążenia, proponujemy rozwiązania montażowe, dajemy profesjonalny sprzęt i nie boimy się tego, po prostu jesteśmy przygotowani na realizację potrzeb naszych klientów – trochę ich znamy. To, co również nas wyróżnia, to model i sposób pracy naszego magazynu. Oprócz regularnych godzin pracy, nasz zespół pełni dyżury w magazynie, co jest kluczowe w przypadku projektów specjalnych, a przede wszystkim w okresie letnim, kiedy tych wynajmów i zwrotów jest bardzo wiele i odbywają się często o różnych godzinach. Dodatkowo, my nie pracujemy w oparciu o godziny pracy, ale zadania i cele. Na przykład celem jest przygotowanie zestawu sprzętu do wyjazdu do Wielkiej Brytanii czy Norwegii, a nie spędzenie 8 godzin w magazynie. Zmieniamy filozofię zespołu specjalistów magazynowych, aby elastycznie zarządzać czasem w pracy. To pozwala także na lepsze dbanie o work&life balance naszych ludzi, a to dla nas ważne.
Wspomniałeś Kuba, że na etapie pracy nad projektem zdarza się, że szukacie zamienników, doradzacie swoim klientom, co wybrać. Czy to oznacza, że w codziennej pracy kontaktujecie się nie tylko z osobami odpowiedzialnymi za sprzęt u Waszych wynajmujących, ale także z realizatorami, projektantami czy scenografami?
JD: Zawsze najważniejsze jest dla nas to, czego oczekuje nasz klient. Są projekty, w których mój numer telefonu trafia już na początku projektu na biurko lighting designera, a są takie, w których dostajemy zamówienie na konkretny sprzęt i po prostu go dostarczamy. Są zamawiający, którzy potrzebują wsparcia wiedzy, a są tacy, którzy dokładnie wiedzą, jakich rozwiązań potrzebują. My w danym projekcie, z danym klientem zawsze wiemy, gdzie jest nasze miejsce i tego się trzymamy, nie wychodząc przed szereg – wbrew pozorom to mało spotykana praktyka.
Jak wygląda proces podejmowania decyzji zakupowych? Czy gdy z rynku pojawia się kilka zapytań o nowe rozwiązanie dostępne na rynku, to już jest dla Was informacja, że warto zainteresować się danym urządzeniem?
JD: Na pewno jest to początek naszego zainteresowania. Badamy, jakie jest zapotrzebowanie, w jakim kierunku to pójdzie.
MM: Jakie potrzebne są ilości, jaka jest potencjalna częstotliwość wynajmów. Żywo się interesujemy, w co firmy inwestują, jakie są trendy za granicą, czego jeszcze w Polsce nie ma itd. Oczywiście, trzeba wziąć pod uwagę, czy mamy miejsce paletowe dla danego, nowego sprzętu, czy przed zakupem trzeba pewne rozwiązania najpierw sprzedać itd. Czasami lepiej jest kupić coś droższego, co jednak będzie miało długi cykl życia, będzie cieszyło się zainteresowaniem przez wiele lat i nie będzie wymagało ciągłych napraw, trochę tak jak z zakupem samochodu. Jednak na etapie zakupu myślimy od razu, jaką dany produkt będzie miał wartość resztkową na końcu swojego cyklu życia i jakie środki uda się odzyskać w momencie jego sprzedaży. Musimy analizować również, czy będzie rynek na dane urządzenie, czy będziemy mieli dostęp do tego rynku, bo mając wciąż na stanie urządzenia, których nie używamy, mamy zamrożone pieniądze.
JD: Tutaj warto dodać jeszcze, że każdy element pociąga za sobą kolejny element i o tym bardzo często zapominamy w naszym kraju, a może to spowodować lawinę wydatków, w szczególności w szczycie sezonu. Aby ustrzec się tej zadyszki, my w naszym magazynie mamy pełne kosze akcesoriów, które są mało rentowne i które w przypadku wielu produkcji są po prostu dodawane za darmo, jednak ze względu ich zakup to mógł być nawet koszt miliona złotych. My już dzisiaj myślimy o tym, co będzie potrzebne za kilka miesięcy i za kilka lat. Przykładem może być chociażby przejście w trakcie produkcji z Full HD na 4K. Niedawno stanęliśmy przed wyzwaniem znalezienia odpowiednich konwerterów, które obsłużą ten standard, ale również przejściówek DisplayPort na HDMI. Sprawdziliśmy praktycznie wszystkie rozwiązania dostępne na rynku i okazało się, że nie wszystkie pracują w oczekiwany sposób. Jednak dzięki tym krokom wyciągnęliśmy odpowiednie wnioski i jesteśmy gotowi na przyszłość, a ciężko podczas realizacji o 1 nocy kupić takie małe akcesorium.
Co się dzieje ze sprzętem, który przestaje pracować w firmie A-rental?
MM: Jak już wcześniej wspomniałem my cyklicznie przeprowadzamy analizy, który sprzęt w jakim stopniu pracuje, pozwalają nam one pozyskiwać wiedzę, co nie rotuje w wystarczająco satysfakcjonujący sposób i od zeszłego roku zaczęliśmy bardzo efektywnie prowadzić sprzedaż używanego sprzętu, zarówno w Polsce, jak i zagranicą. Tak naprawdę jesteśmy zaskoczeni liczbą transakcji, ale to jednoznacznie pokazuje, że wciąż są duże potrzeby rynkowe, jeżeli chodzi o sprzęt.
Jacy klienci stanowią główną grupę odbiorców używanych rozwiązań sprzedawanych przez Was?
MM: Mamy bardzo szeroką grupę odbiorców i nie profilujemy się pod konkretny typ klienta. Nasi klienci to firmy techniczne z wiedzą o tym, jak pracować na sprzęcie. Często te same rozwiązania są wykorzystywane zarówno przez mniejsze firmy, jak i największe w kraju czy za granicą.
Jakub, jak wygląda procedura typowego wynajmu sprzętu od firmy A-rental?
JD: Nie ma tutaj żadnej filozofii (śmiech). My pracujemy w świecie specjalistów, jest nas w Polsce niewielu i wszyscy się znają. Zazwyczaj wszystko zaczyna się od maila z prostym zapytaniem: masz taki i taki sprzęt w danym terminie? Wysyłamy ofertę cenową i rozpoczyna się zwykły proces negocjacji. Staramy się z dużym wyprzedzeniem informować o rezerwacji sprzętu. Jest to przynajmniej kilka dni, bo tego wymagają procesy magazynowe. Następnie po wynajmie sprzęt wraca. Sprawdzamy jego stan i kompletność całego zestawu. Jeżeli okaże się, że brakuje jakichś linek zabezpieczających, elementów lamp, akcesoriów riggingowych czy okablowania, prosimy o ich zwrot. Oczywiście dajemy odpowiednio dużo czasu na ten zwrot, bo zdajemy sobie sprawę, że w przypadku pakowania dużego koncertu czy złożonej produkcji telewizyjnej nie jest trudno, aby jakieś elementy pojechały nie w tym case’ie i nie do tego magazynu co trzeba. Jeżeli dany element nie wróci do naszego magazynu, po prostu dodajemy go do faktury dla klienta. To jest standard przyjęty we wszystkich rentalowniach, na całym świecie. Celem optymalizacji pracy specjalistów magazynowych koniec danego najmu staje się początkiem następnego – odpowiednio oznaczony kompletny sprzęt spokojnie oczekuje na kolejną podróż na półce magazynowej, a po potwierdzeniu zespół już nie sprawdza ponownie skrzyni, bazując na wzajemnym zaufaniu i profesjonalizmie optymalizujemy czas pracy.
MM: Ze względu na liczbę wynajmów i ten czas reakcji, który jest jednym z priorytetów, mamy cały zespół osób, które obsługują zapytania i to niezależnie, jakim kanałem one do nas docierają, czy są one e-mailowe, przez komunikatory czy telefonicznie. Często również nowi klienci zostawiają na naszej stronie zapytanie, czego w danym momencie potrzebują. Następnie dostają oni tak samo jak wszyscy inni klienci wycenę, informację o dostępności. Później cały proces wynajmu jest monitorowany. My widzimy w systemie co się na siebie nakłada, jak kształtuje się dostępność. Ustalamy, czy sprzęt ma zostać przez nas dostarczony, czy klient sam go odbierze. Następnie sprzęt jest przygotowywany, pakowany i wyjeżdża z magazynu.
Czy urządzenia są sprawdzane przed wyjazdem?
JD: Tak, regularnie testujemy kilka razy w roku nasze urządzenia. Oczywiście zawsze wypożyczając dany zestaw sprzętu, dajemy odpowiedni zapas. W przypadku mniejszych realizacji są to 1-2 sztuki, w przypadku bardzo rozbudowanych zamówień może to być nawet kilka procent całego wynajmu. To zrozumiałe, że klienci nie chcą płacić za sprzęt, który nie działa. Jeżeli w trakcie realizacji okaże się, że dana lampa, rozdzielnia czy sterownik nie działa, wynajmujący po prostu nakleja na takim urządzeniu taśmę opisową z informacją, co jest nie tak i natychmiast, gdy sprzęt wraca do naszego magazynu, otrzymujemy informację zwrotną. Trzeba pamiętać, że jest to tylko sprzęt i on ma taką cechą, że potrafi się zepsuć (uśmiech).
To, co jest bardzo ważne, to fakt, że w strukturach firmy A-rental działa również serwis.
JD: Tak i co więcej mamy w magazynie kilka regałów części zamiennych i akcesoriów, dzięki którym w części serwisowej magazynu jesteśmy w stanie naprawić każde urządzenie znajdujące się w naszej ofercie. Oczywiście są pewne rozwiązania, których po prostu nie da się naprawić lokalnie i trzeba je wysłać do producenta, przykładem mogą być procesory obrazu czy media serwery, ale niezwykle ważna jest współpraca z wykwalifikowanymi specjalistami serwisowymi.
Mogłoby się wydawać, że na rynku znajdziemy wszystkie rozwiązania, których może potrzebować każda realizacja. Jednak są pewne urządzenia, które musieliście zbudować od zera, tak aby odpowiadały dokładnie waszym potrzebom i potrzebom rynku. Czy możecie powiedzieć nieco więcej o tych „uszytych na miarę” rozwiązaniach?
JD: Idealnym przykładem są rozdzielnice socapex. Lokalnie nie było takiego rozwiązania, a pracując m.in. na rynku niemieckim, byliśmy zmuszeni wręcz do stworzenia nowej linii do dystrybucji prądu. Mamy tak naprawdę kompletny łańcuch od wtyku trucon i splitboksa, znajdującej się za ekranem LED czy przy lampach na kratownicy, aż do rozdzielnicy 400A z wtykami Powerlock. Co ważne, mamy tutaj również monitorowanie każdej fazy na każdej linii socapex. To jest jeden z przykładów. Jeżeli chodzi o innowacje w innych obszarach, to na przykład staramy się pakować media serwery trochę inaczej niż wszyscy inni. Jeżeli standardem jest video input 16x 3G-SDI, zrobiliśmy specjalne przejściówki, tak aby każdy mógł wpiąć się ze standardowym sygnałem wejściowym używanym w trakcie produkcji. I tutaj również jest zdziwienie, że wraz z media serwerem dostarczamy zestaw niezbędnych akcesoriów. Jeżeli nawet twoje urządzenie korzysta ze złącz DMX w standardzie 3-pinowym, my i tak dodajemy przejściówki 3-pinów na 5-pinów i 5-pinów na 3-pinów. Staramy się konfigurować każde urządzenie tak, aby było ono możliwie najbardziej uniwersalne i użyteczne dla każdego. Kolejnym przykładem są haki. Kupujemy bardzo uniwersalne haki, bo nie wiemy na jakich elementach sceny będą one instalowane (a kreatywność techników jest wręcz nieograniczona…). Rozbudowujemy także processing obrazu. Widzimy, jak zmieniają się rozdzielczości używane w trakcie produkcji i szukamy efektywnych sposobów transmisji coraz to większych pakietów danych na coraz większe odległości w coraz to krótszym czasie.
Jakie były największe wynajmy w historii firmy A-rental?
JD: Oczywiście wynajem dla jednego klienta, który opustoszy nasz magazyn, to nie jest codzienność, ale są takie miesiące w roku, gdy mamy puste półki, a przed naszym magazynem ustawiają się kolejki samochodów. Taki był np. w tym roku początek kwietnia. Każdego roku w Europie krążą TIR-y przewożące nasz sprzęt. Mamy nawet jednego z partnerów z Włoch, który niedawno pożyczył od nas ekran diodowy na dwa lata.
A najdalsze miejsca na ziemi, do których podróżowały Wasze rozwiązania?
MM: Arabia Saudyjska i Indie, do których dostarczaliśmy media serwery. Transportowaliśmy nasz sprzęt także do USA. Inną ciekawostką była dostawa kilku TIR-ów sprzętu do jednego z klubów na Ibizie!
Tekst i zdjęcia: Łukasz Kornafel, Muzyka i Technologia